Yrityksen ostaja kysyy, näkyykö hinta ennen myyjän tapaamista, pääseekö tuotetta kokeilemaan ilman myyntikeskustelua, voiko järjestelmän ajaa myös omalla palvelimella ja onko tietoturva ulkopuolisen sertifioima. Nämä ratkaisevat 50 pistettä sadasta.
m-files.com · M-Files on suomalaisen M-Files Oy:n (pääkonttori Tampere) metatietopohjainen dokumenttienhallintajärjestelmä, jota käyttävät tuhannet asiakkaat yli sadassa maassa. Dokumentit järjestetään metatiedon ja sisällön mukaan kansiorakenteen sijaan; alusta sisältää versionhallinnan, käyttöoikeudet, tekoälyavusteisen haun ja sähköisen allekirjoituksen. Suomenkielinen sivusto ja oma hinnoittelusivu.
72,2SP-PISTEET
Hinta näkyy ennen ostoa100
Kokeilu ilman myyjää100
Pilvi ja oma palvelin0
ISO-sertifioitu tietoturva100
Perusmittarit · 60,3
Digitaalinen laatu64
Läpinäkyvyys63
Tavoitettavuus40
AI-laatuarvio71
+ Erittäin kattava ja selkeä suomenkielinen sivusto: metatietopohjainen dokumenttienhallinta, versionhallinta, tekoälyavusteinen haku, työnkulut ja sähköinen allekirjoitus kuvataan omilla sivuillaan
Perusmittarit: 60,3, sija 3 · ▲ 2 sijaa
– Pilvi ja oma palvelin: Hinnastosivulla puhutaan vain M-Files Cloudista (esim. Premium Cloud); paikallisesta käyttöönotosta ei kerrota hinnastossa eikä Trust Centerissä.
laserfiche.com · Laserfiche on yhdysvaltalaisen Laserfichen (emoyhtiö Compulink Management Center, Inc., Long Beach, Kalifornia) sisällönhallinta- ja dokumenttienhallintajärjestelmä. Yksityisomisteinen, käytössä laajasti julkishallinnossa ja yrityksissä; sisältää sähköiset lomakkeet, työnkulkujen automaation, arkistoinnin ja sähköisen allekirjoituksen.
63,2SP-PISTEET
Hinta näkyy ennen ostoa100
Kokeilu ilman myyjää0
Pilvi ja oma palvelin0
ISO-sertifioitu tietoturva100
Perusmittarit · 66,5
Digitaalinen laatu68
Läpinäkyvyys85
Tavoitettavuus10
AI-laatuarvio86
+ Julkinen käyttäjäkohtainen hinnoittelu suoraan sivustolla: Professional 73 USD/käyttäjä/kk, Business 93 USD/käyttäjä/kk ja Business+ 42 USD/käyttäjä/kk, sekä vastaavat vuosihinnat
Perusmittarit: 66,5, sija 2 · sama sija
– Pilvi ja oma palvelin: Hinnastosivu ja etusivu puhuvat pilvipalvelusta; paikallisesta käyttöönotosta ei kerrota kummallakaan.
easoftdocs.fi · Easoft Docs on suomalaisen Easoft Oy:n mobiiliin ja pilveen suunniteltu dokumentointi- ja dokumenttienhallintaratkaisu, erityisesti rakennus- ja työmaakäyttöön. Sisältää selaimessa tehtävän sähköisen allekirjoituksen, dokumenttien jakamisen ja arkistoinnin. Käyttäjäkohtainen hinnasto julkisesti sivustolla.
47,2SP-PISTEET
Hinta näkyy ennen ostoa0
Kokeilu ilman myyjää100
Pilvi ja oma palvelin0
ISO-sertifioitu tietoturva0
Perusmittarit · 70,4
Digitaalinen laatu59
Läpinäkyvyys73
Tavoitettavuus70
AI-laatuarvio83
+ Vertailun läpinäkyvin hinnoittelu: käyttäjäkohtaiset hinnat suoraan sivustolla (Katsoja 0 €, Kommentoija ja allekirjoittaja 3 €/kk, Muokkaaja 9 €/kk), laskutus vain aktiivisilta kuukausilta
Perusmittarit: 70,4, sija 1 · ▼ 2 sijaa
– ISO-sertifioitu tietoturva: ISO-sertifiointia ei mainita Easoft Docsin etusivulla (easoft.fi/easoft-docs/), eikä sivuston sitemapista löytynyt tietoturvasivua.
docuware.com · DocuWare on saksalaisen DocuWare GmbH:n (Germering) pilvipohjainen dokumenttienhallinta- ja työnkulkujärjestelmä. Kuuluu japanilaiseen Ricoh-konserniin vuodesta 2019. Suomessa saatavilla myös Ricoh Finlandin kautta. Sisältää sähköisen arkistoinnin, työnkulut, allekirjoituksen ja integraatiot toimisto-ohjelmiin.
37,8SP-PISTEET
Hinta näkyy ennen ostoa0
Kokeilu ilman myyjää0
Pilvi ja oma palvelin100
ISO-sertifioitu tietoturva0
Perusmittarit · 59,5
Digitaalinen laatu70
Läpinäkyvyys67
Tavoitettavuus25
AI-laatuarvio67
+ Ydintoiminnot kuvataan selkeästi: turvallinen dokumenttien arkistointi, sähköinen allekirjoitus, versionhallinta ja työnkulkujen automaatio omilla sivuillaan
Perusmittarit: 59,5, sija 4 · sama sija
– ISO-sertifioitu tietoturva: Tietoturvasivu (secure-document-archiving) kuvaa salauksen ja käyttöoikeudet mutta ei mainitse ISO-sertifiointia; erillistä sertifikaattisivua ei löytynyt etusivun linkeistä.
doc.fi · DOC on suomalaisen Digital Office Company Oy:n (Y-tunnus 1033957-7, perustettu 1996, toimipisteet Espoossa, Hämeenlinnassa, Lahdessa ja Lappeenrannassa) dokumentinhallinnan ratkaisu. Kokoaa dokumentit yhteen näkymään eri järjestelmistä (SharePoint, verkkolevyt), automatisoi työnkulut, sisältää muokkaushistorian, integroitavan sähköisen allekirjoituksen sekä paperiarkiston digitoinnin ja sähköisen arkistoinnin.
37,5SP-PISTEET
Hinta näkyy ennen ostoa0
Kokeilu ilman myyjää0
Pilvi ja oma palvelin100
ISO-sertifioitu tietoturva0
Perusmittarit · 58,9
Digitaalinen laatu70
Läpinäkyvyys56
Tavoitettavuus45
AI-laatuarvio60
+ Selkeä suomenkielinen kuvaus dokumentinhallinnasta: dokumentit kootaan yhteen näkymään eri järjestelmistä ja löytyvät yhdellä haulla, oli ne tallennettu SharePointiin tai verkkolevylle
Perusmittarit: 58,9, sija 5 · sama sija
– ISO-sertifioitu tietoturva: ISO-sertifiointia ei mainita DOC:n etusivulla, tiedonhallintasivulla eikä hinta-artikkelissa.
dokmee.com · Dokmee on yhdysvaltalaisen Office Gemini LLC:n (Dallas, Texas) dokumenttienhallinta- ja tallennusjärjestelmä pk- ja suuryrityksille. Sisältää dokumenttien skannauksen, indeksoinnin, työnkulut, versionhallinnan ja käyttöoikeushallinnan; saatavilla pilvenä ja paikallisasennuksena.
15,7SP-PISTEET
Hinta näkyy ennen ostoa0
Kokeilu ilman myyjää0
Pilvi ja oma palvelin0
ISO-sertifioitu tietoturva0
Perusmittarit · 31,4
Digitaalinen laatu49
Läpinäkyvyys19
Tavoitettavuus10
AI-laatuarvio45
+ Laaja tuoteperhe kuvattu: ECM-ohjelmisto, kevyt dokumenttienhallintajärjestelmä, Cloud ECM, Mobile ECM, dokumenttien skannaus (Document Capture) ja sähköiset lomakkeet
Perusmittarit: 31,4, sija 6 · sama sija
– Kokeilu ilman myyjää: Hinnastosivun kutsu 'See Dokmee in Action' ei kerro, onko esittely itse kokeiltava vai myyjän pitämä; etusivu ja hinnastosivu tarkistettu.
Mainitseeko yritys omalla sivullaan ISO-sertifioidun tietoturvanhallinnan.
ISO-sertifiointi mainittu = 100 pistettä, ei mainittu = 0.
8 p
Perusmittarit
Digitaalinen laatu, läpinäkyvyys, tavoitettavuus ja AI-laatuarvio
Perusmittarit × 0,5
50 p
Huomioitavaa
Vertailussa mitataan sitä, mitä yritykset kertovat omilla sivuillaan. Hinnat ovat eri valuutoissa ja eri paketeissa, joten euro- ja dollarihintoja ei verrata keskenään: mitataan vain, onko hinta julkinen.
Tieto, jota yritys ei kerro, saa 0 pistettä ja syy näkyy kunkin yrityksen kohdalla. Easoft Docs on dokumentointityökalu rakennustyömaille, ja sen muut ominaisuudet ovat suppeammat kuin muilla.
Tietoa tästä vertailusta
Pisteytimme 6 dokumenttienhallintajärjestelmää 21 mittarilla. Tärkein kysymys ostajalle: näkyykö hinta per käyttäjä avoimesti sivustolla vai vasta tarjouspyynnön takaa, kerrotaanko sähköisestä allekirjoituksesta ja arkistoinnista selkeästi, ja missä dokumenttidatasi säilytetään?
Dokumenttienhallintajärjestelmä (DMS) kokoaa yrityksen dokumentit yhteen paikkaan, hoitaa versionhallinnan, sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin sekä varmistaa, että oikeat ihmiset pääsevät oikeisiin tiedostoihin. Vertailimme kuutta Suomessa käytettävää järjestelmää läpinäkyvyyden näkökulmasta: näkyykö hinta per käyttäjä avoimesti sivustolla vai vasta tarjouspyynnön takaa, kerrotaanko sähköisestä allekirjoituksesta ja arkistoinnista selkeästi, ja missä dokumenttidatasi säilytetään. Emme mittaa, mikä järjestelmä on teknisesti paras, vaan kuinka avoimesti kukin kertoo ehtonsa ennen kuin luovutat sille yrityksesi luottamukselliset dokumentit.
Mitä läpinäkyvyys tarkoittaa tässä kategoriassa
Hinta per käyttäjä tai kuukausihinta julkisesti sivustolla ilman tarjouspyyntöä (22), sähköinen allekirjoitus ominaisuutena kerrottu (16), sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys tai säilytysajat kerrottu (14), datan sijainti (EU tai Suomi) ja tietosuoja (GDPR) selkeästi kerrottu (14), versionhallinta, käyttöoikeudet tai muutosloki (audit trail) kerrottu (10), ilmainen kokeilu tai demo ja sen ehdot esillä (8), integraatiot (Microsoft 365, Teams, sähköposti, toiminnanohjaus) kerrottu (8), omistava yhtiö tai konserni kerrottu sivustolla (8)
Läpinäkyvyys on 30 % perusmittareista eli 15 % kokonaispisteistä · nämä mittarit muodostavat siitä 100 pistettä · koko kaava ja muut pilarit
Näin luet vertailun oikein: Puolet pisteistä tulee ostajan kysymyksistä eli asioista, jotka ostaja selvittää ennen päätöstä. Toinen puoli mittaa, kuinka avoimesti yritys julkaisee hintansa, ehtonsa ja yhteystietonsa. Selvät pisteerot kertovat aidosta erosta: toinen kertoo hinnan heti, toinen vasta kirjautumisen jälkeen. Lähekkäisiä pisteitä ei kannata lukea paremmuusjärjestyksenä, sillä jokaisessa mittauksessa on vaihteluväliä. Mittaustarkkuus ja koko laskentakaava on avattu metodologiassa.
Asiakaskokemus tuodaan arvioon erikseen. Keräämme yrityksistä myös asiakaspalautetta ja asiakaskokemuksia erillisillä kyselyillä. Kyselyjen tulokset lisätään kokonaisarvioon myöhemmin.
Keitä listalla on? Mukana ovat yritysten dokumenttien ja asiakirjojen hallintaan tarkoitetut ohjelmistot (DMS), joilla on oma elävä sivusto ja jotka ovat Suomessa käytettävissä. Mukaan on otettu sekä puhtaat dokumenttienhallintajärjestelmät että ratkaisut, joissa on sähköinen allekirjoitus ja arkistointi ydintoimintona. Emme laske mukaan yleisiä pilvitallennuspalveluja, toiminnanohjausjärjestelmiä tai pelkkiä sähköisen allekirjoituksen palveluja, joilla dokumenttienhallinta on vain sivutuote. Yksi kuudesta, M-Files, on suomalainen; muut ovat kansainvälisiä ohjelmistoja.
Mitä mittaamme? Vertailu koskee palvelun läpinäkyvyyttä ostajalle: näkyykö hinta per käyttäjä tai kuukausihinta sivustolla ilman tarjouspyyntöä, kerrotaanko sähköisestä allekirjoituksesta, kerrotaanko arkistoinnista ja säilytysajoista, kerrotaanko missä data sijaitsee (EU tai Suomi) ja miten tietosuoja on hoidettu, kerrotaanko versionhallinnasta ja käyttöoikeuksista, onko ilmainen kokeilu tai demo esillä, kerrotaanko integraatioista ja onko omistava yhtiö näkyvissä. Emme mittaa, mikä järjestelmä on teknisesti paras, vaan kuinka avoimesti se kertoo ehtonsa ennen kuin luovutat sille yrityksesi luottamukselliset dokumentit. Hinnan läpinäkyvyys painaa vertailussa eniten, koska alan tapa on piilottaa hinta esittelyn taakse.
Botti- tai palvelinesto on mittausaukko. Jos palvelun sivut olivat botti- tai evästemuurin takana tai sivu ei vastannut mittaushetkellä, se on merkitty mittausaukoksi, ei nollaksi. Muureja ei kierretä. Moni järjestelmä ilmoittaa hinnan vain tarjouspyynnön kautta, mikä laskee hinnan läpinäkyvyyttä sivustolla.
Vertailuopas
Mitä vertailussa kannattaa huomioida
Alan yleisin tapa on piilottaa hinta 'Varaa esittely' tai 'Ota yhteyttä myyntiin' -napin taakse. Kolme kuudesta järjestelmästä ei ilmoita euromäärää lainkaan; vain harva näyttää käyttäjäkohtaisen hinnan suoraan sivustolla.
Sähköinen allekirjoitus toteutetaan usein integraationa (esimerkiksi Adobe Acrobat Sign tai DocuSign) eikä järjestelmän omana ominaisuutena. Tarkista, sisältyykö allekirjoitus hintaan vai vaatiiko se erillisen palvelun.
Datan sijainti jää monella kertomatta. Yritysdokumentit ovat luottamuksellisia, joten kannattaa varmistaa erikseen, säilytetäänkö data EU:ssa tai Suomessa ja miten tietosuoja on hoidettu, vaikka sivustolla puhuttaisiin 'turvallisesta pilvestä'.
Kevyet, mobiilipainotteiset kotimaiset ratkaisut ilmoittavat hinnan ja yhteystiedot avoimemmin kuin suuret kansainväliset alustat, mutta niiden arkistoinnin ja versionhallinnan kuvaus on niukempaa. Sopivin järjestelmä riippuu dokumenttimääristä ja käyttötavasta.
Miten Suomen Paras arvioi ja pisteyttää
Jokainen yritys mitataan samalla julkisella kaavalla: puolet pisteistä tulee ostajan kysymyksistä ja puolet perusmittareista, joissa on neljä pilaria: tekninen laatu, läpinäkyvyys, tavoitettavuus ja AI-laatuarvio. Sijoitusta ei voi ostaa, ja jokaisen pisteen alkuperän näet yrityksen profiilista. Lue koko metodologia →
Asiantuntijan vinkit
Laske todellinen kuukausikustannus käyttäjämäärän mukaan. Käyttäjäkohtainen hinta kertautuu nopeasti: 90 dollaria per käyttäjä kuukaudessa on kymmenelle käyttäjälle jo satoja euroja kuukaudessa.
Pyydä ilmainen demo tai kokeilu ja testaa juuri oma prosessisi: dokumentin tallennus, versiointi, jakaminen ja allekirjoitus. Näet nopeasti, sopiiko järjestelmän logiikka työhösi.
Varmista sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen taso (kehittynyt tai vahva tunnistautuminen) ja se, kuinka monta allekirjoitusta hintaan sisältyy.
Kysy datan sijainti, varmuuskopiointi ja se, saatko dokumentit ulos vietävässä muodossa, jos vaihdat järjestelmää. Tietojen lukkiutuminen yhteen järjestelmään on yleinen ja kallis riski.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on dokumenttienhallintajärjestelmällä ja pilvitallennuspalvelulla?
Pilvitallennuspalvelu (kuten yleiset tiedostosynkronointipalvelut) säilyttää tiedostot kansioissa. Dokumenttienhallintajärjestelmä lisää päälle metatiedot, versionhallinnan, käyttöoikeudet, työnkulut, sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin, jolloin oikea ja ajantasainen dokumentti löytyy haulla eikä samasta tiedostosta synny useita rinnakkaisia versioita.
Miksi moni järjestelmä ei kerro hintaa sivustolla?
Yritysohjelmistoissa hinta räätälöidään usein käyttäjämäärän, tallennustilan ja lisäominaisuuksien mukaan, joten myyjä haluaa käydä keskustelun ennen hinnan antamista. Käyttäjän kannalta tämä heikentää läpinäkyvyyttä, minkä vuoksi hinnan julkisuus painaa vertailussamme eniten.
Onko sähköinen allekirjoitus aina mukana?
Ei. Osa järjestelmistä sisältää allekirjoituksen omana ominaisuutena, osa toteuttaa sen integraationa erilliseen allekirjoituspalveluun ja osa ei mainitse allekirjoitusta lainkaan. Tarkista tämä erikseen, jos allekirjoitus on sinulle tärkeä.
Missä dokumenttidata säilytetään?
Se vaihtelee. Osa toimittajista tarjoaa datan säilytyksen valitulla alueella (esimerkiksi EU), mutta moni ei nimeä datan sijaintia sivustollaan. Koska yritysdokumentit ovat luottamuksellisia, kysy datan sijainti ja tietosuojakäytäntö kirjallisesti ennen sopimusta.
Oletko listalla ja haluaisit korkeammalle?
Maksuton esianalyysi näyttää jokaisen kohdan, josta yrityksesi menettää pisteitä, ja mille sijalle sen korjaaminen riittää. Maksullinen analyysi kertoo, mitkä kohdat ovat ja miten ne korjataan.
Eikö yrityksesi löydy listalta, vaikka sen pitäisi olla siellä? Ota yhteyttä, niin otamme yrityksesi mukaan seuraavaan mittauskierrokseen.
